未経験でも大丈夫！事務の仕事を始める前に知っておくべきポイント｜未経験の転職ならツナグバ

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未経験の方でも挑戦できる事務職。しかし、事務には基本的なビジネススキルが必要とされます。そこで本記事では、事務職に就く前に知っておくべきポイントを紹介します。「パソコンスキルは必須」といわれるとおり、基本的なワードやエクセルの操作は必要不可欠です。また、日本企業特有のビジネスマナーやメールの書き方、電話対応の仕方なども理解しておかなければなりません。未経験であれば不安も多いですが、求人情報を見極め、インターンシップや人材派遣会社を活用するなど、先輩たちの経験やアドバイスを参考にしましょう。ここで紹介するポイントを抑えて、未経験からでも事務職に挑戦し、キャリアアップを目指しましょう。

 事務の仕事に必要なスキルとは

事務の仕事に必要なスキルには以下が挙げられます。

1. パソコンスキル: WordやExcelなど、操作が必要なソフトの使用経験や基本的な操作方法が必要不可欠です。
2. ビジネスメールの書き方: 会社やお客様とのコミュニケーションに使用されるメールの書き方は、正確で分かりやすい文章力、ルール、マナーが必要です。
3. 電話対応の基礎知識: 電話対応においても、相手の声のテンポや話し方に合わせた対応力、アポイント等の調整が必要になってきます。
4. ドキュメント作成スキル: 業務に必要な書類の作成経験があるとシステム化されたビジネスプロセスの中で効率的に業務遂行ができます。
5. プレゼンテーションスキル: 会議資料やプレゼンテーション用のスライド作成などの要素が含まれます。
6. 図面や図式の作成スキル: CADの利用経験等が必要になる場合があります。

これらのスキルを持ち、実際に業務に取り組んでいくことで、スキルの向上が期待されます。また、訓練や研修を受けることでスキルアップを目指すことも可能です。

未経験でも事務の仕事に就くためのアドバイス

未経験者でも事務の仕事に就くためには、以下のアドバイスがあります。

1. 履歴書や職務経歴書の書き方のコツを学ぶ: 履歴書や職務経歴書は、自己PRが必要なものです。会社にとって、必要なスキルや経験が、あなたに合っていることを訴求することが必要です。
2. 求人情報を見極める: 求人情報の中で、応募資格や必要スキルを確認することが大切です。求人票には、その仕事に必要なスキルや経験、採用条件等が記載されています。
3. インターンシップを利用する: インターンシップを利用して、実際に事務の仕事を経験、仕事の内容や必要なスキルを理解することができます。
4. 人材派遣会社を利用する: 人材派遣会社を利用することで、未経験者でも事務の仕事に就くことが可能になります。派遣の場合は、短期的な仕事から始めて実務経験を積むことができます。
5. スキルアップのための勉強や研修を受ける: スキルアップのための勉強や研修を受けることで、自分自身が持っているスキルを向上させることができます。

以上のアドバイスに加えて、自分自身のスキルを自覚し、丁寧な仕事に取り組むことが大切です。未経験でも、自信を持って挑戦し、業務を学ぶことが肝心です。

事務の仕事を初めて始めたときに注意すべきこと

事務の仕事を初めて始めたときに注意すべきことを以下にまとめてみました。

1. 業務に必要な書類の保管方法を理解する: 安全に書類を管理することが重要です。業務に関する書類を正しいプロセスで保管することが必要となります。
2. 担当者への連絡方法について確認する: 担当者への報告方法やタイミング、報告の形式や頻度などについて、確認しておくことが必要です。
3. バックアップを取る: パソコンやスマートフォンなどのデータをバックアップすることで、データの紛失を防ぎます。
4. 社内のマナーやルールを把握する: 社内での挨拶や服装、礼儀などのマナーやルールを把握し、社風や会社文化に合わせた対応を行いましょう。
5. 自己管理: 遅刻や欠勤は従業員の信頼を失うことがあります。自分自身のスケジュールや健康管理に気を配り、従業員としての信用を高めましょう。
6. 研修に参加する: 社内の研修や外部のセミナーに参加することで、仕事のスキルを向上させ、周りのスタッフとの交流が生まれる場合があります。

以上のように、新しい職場で仕事を始めるときは、周囲の人々や会社に適応するためにしっかりと準備を行うことが大切です。何か分からないことがあった場合は、さっさと聞くことが大切です。

スキルについて

パソコンスキル

事務の仕事に必要なスキルの1つに、パソコンスキルがあります。パソコンスキルとは、WordやExcelなどのソフトウェアを使用するスキルとして捉えられます。パソコンスキルが必要な仕事は、書類作成や資料の整理、集計やグラフ作成、メールの送信などが挙げられます。 パソコンスキルに関しては、上司や先輩からの指導や、研修に参加することで習得することができます。また、自己学習によるスキルアップも可能です。独学で学習する場合は、基本から学ぶことをおすすめします。例えば、キーボードの配置や基本操作、各アプリケーションの機能や使い方、便利なショートカットキーなどは、まず押さえておくべきです。さらに、インターネットを活用して、動画やWebサイトでの学習も有効です。 パソコンスキルは、事務職だけでなく、あらゆる業種で求められるため、スキルアップに取り組めば、自身のキャリアアップにもつながるでしょう。

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールは、仕事で必要不可欠なコミュニケーションの手段のひとつです。正確で分かりやすい文章力、ルール、マナーが必要となります。ビジネスメールの書き方については、以下のポイントを押さえておくことが大切です。

1. 件名に注意する: ビジネスメールの場合、件名は必ず書くようにしましょう。具体的な内容が分かるようなタイトルを付けることが大切です。
2. 敬称を使う: ビジネスメールでは、相手の立場や役職に合わせた敬称を使用することが必要です。また、相手の名前はフルネーム、苗字のみの表記など、相手との関係によって使い分けることが望ましいでしょう。
3. 本文を簡潔かつ分かりやすくまとめる: ビジネスメールは、相手の時間を取ることになります。本文は簡潔かつ分かりやすく、相手にとって必要な情報を伝えるように心がけましょう。
4. 結論やアクションを明確にする: ビジネスメールは、どのような行動が必要であるか、または相手に何を求めているのか、という点を明確に伝えることが重要です。
5. 署名を入れる: 結尾には、必ず差し名と電話番号や担当部署など、必要な情報も併せて記載するようにしましょう。

ビジネスメールのルールやマナーについては、担当者からの指導や、Web上の情報を参考に学ぶことができます。ビジネスメールの書き方をマスターし、正しいやり取り心がけましょう。

電話対応の基礎知識

電話対応は、事務などでビジネスシーンでは重要なスキルのひとつです。以下に、電話対応の基礎知識をまとめました。

1. 端末の受け取り方: 電話がかかってきたとき、呼出者の名前と会社名、目的に基づいた挨拶をしましょう。また使い慣れている端末でない場合、操作方法を聞くことも大切です。

2.声のトーンとテンポ: 業務時間中は、イライラしたり感情的な声を出さないように注意しましょう。相手との会話をフレンドリーにしつつ、希望する結果を達成するように心がける。

1. 転送やメッセージ取りの方法: 相手が留守であった場合には、必ずメッセージを残すようにしましょう。正確で分かりやすいメッセージの記載が必要不可欠です。
2. 調べ物の仕方: 電話対応をするときに、必要な情報の調べ方について事前に準備しておく方が良いかもしれません。
3. 必要な表現:電話での対応において、使用するべき表現は正確で簡潔でなければいけません。また、相手に応えるまでの待ち時間は、適度な間をおくことが必要です。

以上が、電話対応の基礎知識の一部です。差し客として弊社の機器設備に関する電話を受けた際には、明確で丁寧な応対が必要です。自信を持って電話対応ができるようにトレーニングをお勧めします。

ドキュメント作成スキル等

事務の仕事には、ドキュメント作成スキルが必要とされます。以下に、ドキュメント作成に必要なスキルをいくつか紹介します。

1. 基本的な文章力: ドキュメント作成には、分かりやすく、理解しやすい文章力が必要です。文章の語彙力や表現力を高めることで、より伝えたいことを伝えることができます。
2. フォーマットの使い方: 文書の体裁やフォーマットを使いこなすことで、見た目や資料の分かりやすさを高めることができます。また、規定フォーマットを使いながら柔軟に対応することも求められるでしょう。
3. データ入力・整理: 事務の仕事では、データ入力およびデータ整理が必要となります。このため、キーボードの入力操作に熟練した上で、データの適正な整理方法をマスターすることが望ましいです。
4. 見積書・請求書・領収書の作成: 経理担当のアシスタントとして出向く際には、見積書、請求書、領収書の作成も求められるため、ビジネスマナーや書式の知識と合わせて習得したいスキルのひとつです。

ドキュメント作成には、上記の基本的なスキルのほか、業務に特化したスキルが必要な場合があります。スキルアップに取り組み、慣れることで業務の効率性が高まり、ビジネス上の信頼性を高めることができるでしょう。

アドバイスについて

以下に、履歴書や職務経歴書の書き方のコツと、求人情報を見極める方法について解説します。

履歴書や職務経歴書の書き方のコツ

1. 簡潔で分かりやすく: 履歴書や職務経歴書は、一から見る人にとって、情報をすぐに理解しやすいものであることが求められます。そのため、必要最低限の情報を明確かつ簡潔にまとめることが大切です。
2. 構成を考える: アピールポイントを簡潔かつ分かりやすくまとめることが重要なため、構成を考えてから記述するようにしましょう。例えば、履歴書の場合は、自己PR・職務経験・学歴・資格・趣味などの項目があり、それぞれに適した記事を練り上げる必要がある。
3. 過去の職務経験で達成した実績に焦点を当てる: 職務経験書の場合、過去の業務内容が伝わるようにすることが大切です。さらに、達成した実績をアピールすることで自己PRとしても活用できます。

求人情報を見極める方法

1. 応募資格や必要スキルを確認する: 応募資格や必要スキルに自身が該当しているか等の確認を行い、マッチする場合のみ応募しましょう。
2. 応募先の企業情報を調べる: 企業情報を調べることで、応募先企業の事業内容や風土を理解できます。自分に適した企業に応募し、仕事に取り組むことが重要です。
3. 給与や待遇について確認する: 求人情報内に明記されていない場合でも、新卒採用や中途採用の場合、給与や待遇についてはある程度基準が設けられています。そのため、かなり低い待遇になる可能性がある場合は、応募を慎重に考えましょう。

履歴書や職務経歴書の書き方については、指導教官や先輩社員からアドバイスを求めることも有効です。求人情報については、複数の求人媒体や会社情報を比較検討することで、自分に合った仕事を見つけることができます。

インターンシップを利用する方法

インターンシップは、未経験者でも実務経験を積むことができる機会です。インターンシップを有効活用するためには、以下のような手順があります。

1. インターンシップに応募する: インターンシップに応募する際には、企業の公式サイトや求人媒体を確認し、応募方法や条件を理解するようにしましょう。
2. 応募書類を用意する: 履歴書や職務経歴書を用意し、応募理由や自己アピールを記載することが必要です。
3. 面接対策を行う: インターンシップの面接では、自身のアピールポイントや企業に興味関心を持っている旨をアピールすることが求められます。
4. 実務経験を積む: インターンシップに参加することで、日々の業務に携わり、実務経験や業務に携わる上での課題感を体験することができます。
5. コミュニケーションを取る: インターンシップ中は、参加先の社員や同期との交流があります。コミュニケーションを積極的に取ることで、将来のキャリアの方向性を知ることができるかもしれません。

インターンシップの参加は、就職活動のためにも有効です。業務に携わる中で、自身に合った仕事がわかったり、キャリアプランを考えることができます。さらに、社員に就職の相談をすることで、アドバイスを受けたり、就職への指針を得られるかもしれません。

人材派遣会社を利用する方法等

人材派遣会社を利用することで、未経験者でも即戦力として活躍できるような仕事の機会を得ることができます。以下に、人材派遣会社を利用する方法をまとめました。

1. 派遣会社に登録する: ネット上から調べられる人材派遣会社が多数あります。派遣会社を選ぶ際には、比較検討する事が重要です。企業名、業務内容、時給、初期研修、就業期間などの条件も確認し、応募する場合は企業によって必要な書類を準備し、面接対策を行いましょう。
2. 必要なスキルを身につける: 派遣先企業での業務内容や必要なスキルについて、派遣会社から研修を受けることもできます。また、自主的に、ビジネスマナー研修やビジネススキル習得のために資格試験を受けることも可能です。
3. 現場で実務経験を積む: 派遣先企業に入社する場合、社員として働くわけではなく派遣スタッフとして働きます。派遣先での実務経験を積むことは、ビジネススキルの向上につながります。
4. 再就職の機会につなげる: 派遣先企業での実務経験は、将来の就活にも活かせます。転職を考える際に、自分が業務で積んだ経験を面接でアピールすることができるでしょう。

派遣スタッフとして働くことは、自己アピールやコミュニケーション力を育成することができる良い機会です。人材派遣会社を活用し、自身のスキルアップやキャリアアップを目指しましょう。

注意すべきことについて

担当者への報告方法

事務職の中で、担当者への報告方法について注意すべきことがあります。

1. 時間的なタイミング: 重要な報告は、その重要性に応じたタイミングで必ず担当者に報告するようにしましょう。また、急がなければラインで報告することもできます。
2. 報告する頻度: 常日頃から状況報告を欠かさず行い、相手がすぐに理解できる、わかりやすい報告ができるようにしましょう (例えば、課題や進捗状況など)。
3. 技術的な点: 技術的な業務に関しては、専門性が必要であるため、専門的な報告方法 (例えばシステムエラーについて、状況説明を行い、具体的な解決方法を提供するなど) をとることが重要です。
4. 書類の報告: 書類によって報告する場合は、正確で詳しい内容を記載し、必要に応じて添付資料などを含めることが重要です。また、書類を提供した後でフォローをしてもよいです。
5. スケジュールの管理: 担当者とのスケジュール調整を忘れないようにしましょう。また、確認の促し方や報告のやりとり方について徹底してコミュニケーションを取ることが大切です。

以上のうち報告方法については、正確で分かりやすさと迅速な対応が求められます。各業務で必要があれば、経験豊富な先輩社員からアドバイスを受けたり、自身でリサーチをするように心がけましょう。

文書の保管方法

業務において作成した文書の保管方法については、情報漏洩を防止するため、以下のような注意点があります。

1. 分類する: まず、文書を分類し、保存する必要があります。分類方法によっては、顧客情報・評価表・請求書類など、必要に応じて階層が存在するように整理することが大切である。
2. ファイル形式を決定する: 保存する形式を決定することが必要です。メール添付やPDF化が可能であれば、それを利用しましょう。
3. 場所を決める: 保管場所について、オンラインストレージ、社内サーバー、クラウドサービスなどより安全な場所を選ぶようにしましょう。
4. アクセス権限を管理する: 貴重な情報が含まれる文書には、アクセス権を管理する必要があります。社内で機密性の高い書類を扱う場合は、アクセス権限の範囲を設定し、セキュリティに注意するようにましょう。
5. 包括的管理: 管理上、必要な文書は包括的管理されている必要があります。保存期間・更新日・文書バージョン等、保管する情報は細かく管理することで、問題の早期発見・対応が可能となります。

文書の管理は、情報の漏洩を防ぐだけでなく、業務の正確性や迅速性を保証するためにも重要な業務の一部です。文書管理は、社内で明確にルールを定め、標準管理手順に従って業務を実行することが重要です。

今後のキャリアアップなど

事務職としての今後のキャリアアップを考えるためには、以下のようなキャリアアップの方法があります。

1. 業務範囲の拡大: 多くの事務職は、ただ指示されたことを実行するだけでなく、主体的に業務を進めることが重要です。業務の拡大を目指す一方、提案や改善点を発見し実装することも自身のスキルアップに繋がります。
2. 資格取得を目指す: 事務職には、ビジネスマナーや簿記、パソコンスキルなどを身につけるためのたくさんの資格があります。国家資格や民間資格取得やスキルアップのトレーニング、大学院や通信教育訓練等を利用して取得を目指すことができます本人自身の位置付けに適した資格を取得すれば、将来的な転職にも有利となる可能性があります。
3. 英語力の向上: グローバル化に伴い、外国語を話すことができることは、自然的に高い評価を得ることが期待できます。ビジネス英語の独学や英会話スクールに行くなどして、英語力を向上させることが重要です。
4. 新しい器を吸収する: 業務上、新しいやり方やビジネスツールを学ぶことで、今後の仕事に反映することができます。関連書籍や動画、コンサルティングサービスなどを活用すれば、ビジネスシーンに必要な情報やツールを手に入れることができます。

以上の方法を以て、事務職としてのキャリアアップを進めることは、自己啓発、業務の効率化、社員としての自己評価向上等、様々なメリットがあります。

まとめ

事務職に就く未経験者が、仕事に必要なスキルと知識を習得するためには、以下のことが必要です。 ・パソコンスキルやビジネスメールの書き方、電話対応など、基本的なスキルを習得する。

・求人情報を見極めるために、応募資格や必要スキルを確認し、インターンシップや人材派遣会社を活用する。

・業務に必要な書類の保管方法を理解し、伝達方法についても把握する。

・自己PR文書を作成するための簡介的な文章力やフォーマットの使い方も理解する。

・英語力を身につける、資格試験を受けるといった、キャリアアップを目指す方法もある。 これらの方法に取り組むことで、未経験者でも事務職に就いてスキルアップを図ることができます。自己学習や研修、企業による育成プログラムなど、様々な方法が存在するため、それぞれに合った方法を選択し、自己向上を目指すことが重要です。

【参考文献】

• 「未経験からの事務職採用合格法」（日東書院）