内定承諾書とは？その重要性と基本

内定承諾書の役割と法的拘束力

内定承諾書は、企業と内定者の間で入社に関する合意を正式なものとする書類です。法的拘束力を持つため、提出後の辞退は原則として認められませんが、やむを得ない事情がある場合は企業に相談する必要があります。

内定承諾書は、企業が採用活動を終え、人員計画を立てる上で非常に重要な役割を果たします。企業は内定承諾書を受け取ることで、内定者が確実に入社することを前提として、入社準備や研修計画などを進めることができます。そのため、内定承諾書を提出した後の辞退は、企業に大きな迷惑をかけることになる可能性があることを理解しておく必要があります。

ただし、内定承諾書に法的拘束力があるとは言え、憲法で保障された職業選択の自由があるため、いかなる状況においても辞退が認められないわけではありません。やむを得ない事情、例えば、家族の介護が必要になった、重大な病気が発覚したなどの場合は、企業に事情を説明し、理解を得るように努めましょう。誠意をもって対応することで、円満な解決につながる可能性が高まります。

内定通知書との違いを理解する

内定通知書は企業から内定者に内定の意思を伝える書類であり、内定承諾書は内定者が企業に入社する意思を伝える書類です。両者は異なる役割を持つため、混同しないようにしましょう。

内定通知書は、企業が選考の結果、あなたを採用することを決定したという正式な通知です。内定通知書には、入社日、配属先、給与、待遇などの労働条件が記載されていることが一般的です。内定者は、内定通知書の内容をよく確認し、不明な点があれば企業に問い合わせるようにしましょう。

一方、内定承諾書は、内定通知書の内容に同意し、企業に入社する意思を表明する書類です。内定承諾書を企業に提出することで、内定者は企業との間で雇用契約を結ぶことになります。内定承諾書を提出する前に、本当にその企業に入社する意思があるのか、慎重に検討することが重要です。内定承諾書は、企業と内定者の双方にとって重要な書類であることを理解しておきましょう。

入社までの流れと内定承諾書の提出タイミング

一般的に、内定通知後1週間～2週間以内に内定承諾書を提出するよう指示されることが多いです。企業からの指示に従い、速やかに提出の準備を進めましょう。

内定承諾書の提出期限は、企業によって異なります。内定通知書に記載されている提出期限を必ず確認し、期限内に提出するようにしましょう。もし、提出期限に間に合わない場合は、事前に企業に連絡し、事情を説明することが大切です。

内定承諾書を提出するまでの間には、企業から入社前研修や懇親会などの案内がある場合があります。これらのイベントには積極的に参加し、同期入社となる仲間や先輩社員との交流を深めましょう。また、入社までに必要な書類の準備や、引っ越しの手続きなども進めておく必要があります。企業からの指示に従い、スムーズに入社できるよう準備を進めましょう。入社までの期間を有効活用し、社会人としてのスタートを切る準備を整えましょう。

封筒の準備：サイズ、種類、選び方のポイント

適切な封筒サイズの選び方

内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は、同じように三つ折りにして封入できる定形サイズの封筒を選びましょう。A4サイズの書類を折らずに封入したい場合は、角形2号の封筒が必要です。

定形サイズの封筒としては、長形3号（120mm×235mm）や長形4号（90mm×205mm）などが一般的です。これらの封筒は、三つ折りまたは四つ折りにしたA4サイズの書類を封入するのに適しています。内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は、長形3号の封筒を選ぶと良いでしょう。

A4サイズの書類を折らずに封入したい場合は、角形2号（240mm×332mm）の封筒が必要です。角形2号の封筒は、A4サイズの書類をそのまま封入できるため、書類に折り目をつけたくない場合に適しています。ただし、角形2号の封筒は定形外郵便となるため、送料が割高になる場合があります。封筒のサイズを選ぶ際は、書類のサイズだけでなく、送料も考慮するようにしましょう。

封筒の色と材質：白封筒が無難？

ビジネスシーンでは、白封筒を使用するのが一般的です。茶封筒（クラフト封筒）は事務的な書類に適していますが、内定承諾書のような重要書類には白封筒がより丁寧な印象を与えます。

白封筒は、清潔感があり、フォーマルな印象を与えるため、ビジネスシーンで広く使用されています。内定承諾書は、企業に対する正式な書類であるため、白封筒を使用するのが適切です。白封筒には、郵便番号枠ありとなしの2種類がありますが、どちらを選んでも問題ありません。ただし、郵便番号枠がない方が、よりフォーマルな印象になります。

茶封筒（クラフト封筒）は、安価で大量に入手できるため、事務的な書類や社内文書の送付によく使用されます。しかし、茶封筒は、カジュアルな印象を与えるため、内定承諾書のような重要書類には不向きです。どうしても茶封筒を使用しなければならない場合は、せめて厚手のものを選び、丁寧な印象を与えるように心がけましょう。

返信用封筒がない場合の封筒の準備

企業から返信用封筒が同封されていない場合は、自分で封筒を用意する必要があります。上記のサイズと色のポイントを参考に、適切な封筒を選びましょう。

返信用封筒が同封されていない場合は、企業に確認する必要はありません。自分で用意するのが一般的です。封筒のサイズは、内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は長形3号、A4サイズの書類を折らずに封入したい場合は角形2号を選びましょう。封筒の色は、白封筒を使用するのが無難です。

封筒には、自分の住所、氏名を記載する必要があります。住所は、都道府県名から省略せずに正確に記載しましょう。氏名は、フルネームで丁寧に記載します。封筒の裏面には、自分の氏名と住所を記載するのが一般的ですが、表面に記載しても問題ありません。封筒の準備は、内定承諾書を提出する上で非常に重要なステップです。丁寧な準備を心がけましょう。

内定承諾書の入れ方：三つ折りのマナー

三つ折りの基本と注意点

内定承諾書を三つ折りにする際は、書類の情報を隠さないように注意しましょう。また、折り目が綺麗になるように、定規などを活用するとより丁寧な印象になります。

三つ折りにする際は、まず書類を3等分になるように意識します。最初に、書類の下端から1/3のところで内側に折り、次に、書類の上端から1/3のところで内側に折ります。この時、書類の内容が隠れないように、折り方を確認しながら丁寧に折りましょう。

折り目が綺麗になるように、定規などを当てて折ると、より丁寧な印象を与えることができます。折り目がずれていたり、曲がっていたりすると、相手にだらしない印象を与えてしまう可能性があります。また、書類にシワがつかないように、丁寧に扱いましょう。三つ折りにする際は、これらの点に注意して、丁寧な作業を心がけましょう。

封入時の向き：企業への配慮

封筒に書類を封入する際は、開封時に書類のタイトルがすぐに見えるように、向きを揃えて封入しましょう。受け取った企業担当者への配慮を示すことができます。

封筒に内定承諾書を封入する際は、書類の向きに注意することが重要です。一般的に、封筒の表面から見て、書類のタイトルが上になるように封入します。これにより、受け取った企業担当者は、封筒を開封した際に、すぐに書類の内容を確認することができます。これは、相手への配慮を示す上で非常に重要なポイントです。

また、添え状を同封する場合は、添え状が一番上になるように封入します。添え状は、内定承諾書と一緒に送る挨拶状としての役割を果たします。添え状には、内定のお礼や入社への意欲などを記載し、丁寧な印象を与えるように心がけましょう。封入時の向きに注意することで、相手への配慮を示すだけでなく、スムーズな書類の処理にもつながります。

添え状は必要？同封する場合のポイント

内定承諾書のみを送る場合でも、添え状を同封するのが望ましいです。添え状には、内定のお礼、入社への意欲、今後の抱負などを簡潔に記載しましょう。

添え状は、内定承諾書を送る際に、企業に対する感謝の気持ちや入社への意欲を伝えるための大切な書類です。添え状を同封することで、より丁寧な印象を与えることができます。添え状には、以下の項目を記載するのが一般的です。

まず、内定のお礼を述べます。「この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。」といった形で、感謝の気持ちを伝えましょう。次に、入社への意欲を具体的に示します。「貴社の一員として、一日も早く貢献できるよう、精一杯努力いたします。」といった形で、意欲をアピールしましょう。最後に、今後の抱負を述べます。「貴社で○○の分野で活躍できるよう、自己研鑽に励んでまいります。」といった形で、具体的な目標を示すと、より効果的です。添え状は、簡潔にまとめ、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

封筒の書き方：宛名、住所、在中について

宛名の書き方：株式会社、部署、担当者名

宛名は、企業名、部署名、担当者名の順に記載します。株式会社を（株）と省略せずに正式名称で記載し、担当者名には「様」を付けましょう。

企業名を書く際は、株式会社などの法人格を省略せずに、正式名称で記載することが重要です。例えば、「〇〇株式会社」と記載するのではなく、「株式会社〇〇」と記載します。部署名を書く際は、担当者の所属部署を正確に記載しましょう。もし、担当者の部署名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載しても問題ありません。

担当者名を書く際は、必ず「様」を付けましょう。担当者が複数いる場合は、「〇〇様、〇〇様」と全員の名前を記載するか、「採用ご担当者様」と記載します。宛名の書き方は、企業の印象を左右する重要な要素です。丁寧な字で、正確に記載するように心がけましょう。

住所の書き方：省略せずに正確に

住所は、都道府県名から省略せずに正確に記載します。建物名や階数なども忘れずに記載しましょう。

住所を記載する際は、都道府県名から省略せずに、正確に記載することが重要です。例えば、「東京都〇〇区」と記載するのではなく、「東京都〇〇区〇〇」と記載します。建物名や階数なども忘れずに記載しましょう。もし、住所が長い場合は、2行に分けて記載しても問題ありません。ただし、2行に分ける場合は、建物名や階数が2行目になるように記載すると、見やすくなります。

住所の記載ミスは、書類の遅延や誤配の原因となります。郵送前に、必ず住所が正しいかどうかを確認しましょう。インターネットで企業の住所を検索したり、企業のホームページを確認したりするのも有効な手段です。住所は、正確に、丁寧に記載するように心がけましょう。

「内定承諾書在中」の書き方と位置

封筒の表面左下に、赤字で「内定承諾書在中」と記載します。これにより、企業担当者は封筒の中身が内定承諾書であることが一目でわかり、迅速な処理につながります。

「内定承諾書在中」の文字は、封筒を開封しなくても、中身が内定承諾書であることがわかるようにするためのものです。これにより、企業の人事担当者は、他の郵便物と区別して、内定承諾書を迅速に処理することができます。

文字の色は、目立つように赤色を使用するのが一般的です。黒色や青色でも問題ありませんが、赤色の方がより目立ち、注意を引くことができます。文字の大きさは、封筒のサイズに合わせて調整しましょう。あまり大きすぎると、かえって見にくくなる可能性があります。手書きでも、スタンプでも構いませんが、丁寧な字で、はっきりと書くように心がけましょう。

郵送方法と最終確認：普通郵便？速達？

郵送方法：普通郵便と速達の選び方

内定承諾書の郵送は、普通郵便でも問題ありません。ただし、締切日が迫っている場合は、速達を利用することを検討しましょう。

普通郵便は、通常、発送から1～3日程度で相手に届きます。締切日まで余裕がある場合は、普通郵便で問題ありません。速達は、普通郵便よりも早く、通常、発送日の翌日に相手に届きます。締切日が迫っている場合は、速達を利用することで、確実に期限内に内定承諾書を届けることができます。

速達を利用する場合は、郵便局の窓口で手続きを行う必要があります。速達料金は、普通郵便料金に加えて、一定の料金が加算されます。速達料金は、郵便物の重量やサイズによって異なります。郵便局の窓口で、速達料金を確認してから、郵送手続きを行いましょう。締切日に間に合うように、余裕をもって郵送することが大切です。

切手料金の確認と郵便局窓口の利用

封筒のサイズや重量によって切手料金が異なるため、郵便局の窓口で料金を確認してから郵送するのが確実です。

切手料金は、封筒のサイズ、重量、種類によって異なります。定形郵便物と定形外郵便物では、料金が大きく異なります。また、同じ定形郵便物でも、重量によって料金が異なります。料金不足の場合、相手に迷惑をかけるだけでなく、内定承諾書の到着が遅れてしまう可能性もあります。

郵便局の窓口では、封筒のサイズ、重量を正確に測定し、適切な切手料金を教えてもらえます。また、速達や書留など、他の郵送方法についても相談することができます。郵便局の窓口を利用することで、安心して内定承諾書を郵送することができます。切手料金を確認する際は、郵便局の窓口を利用するのがおすすめです。

郵送前の最終確認：誤字脱字、記載漏れ

郵送する前に、宛名、住所、添え状の内容などに誤字脱字や記載漏れがないか最終確認を行いましょう。不備があると、企業に迷惑をかけるだけでなく、自身の評価を下げることにもつながりかねません。

宛名や住所に誤字脱字があると、内定承諾書が企業に届かない可能性があります。また、添え状の内容に誤字脱字があると、企業に不快感を与えてしまう可能性があります。記載漏れがあると、企業が内定承諾書を処理する際に、手間がかかってしまう可能性があります。

郵送する前に、必ず、宛名、住所、添え状の内容などを丁寧に確認しましょう。声に出して読み上げたり、第三者に確認してもらったりするのも有効な手段です。修正液や修正テープを使用するのは避けましょう。もし、書き間違えてしまった場合は、新しい用紙に書き直すのが基本です。最終確認を徹底することで、企業に好印象を与えることができます。

まとめ：内定承諾書は心を込めて丁寧に

本記事では、内定承諾書を郵送する際の封筒の準備から書き方、郵送方法まで、詳しく解説しました。内定承諾書は、あなたの社会人としての第一歩を示す大切な書類です。心を込めて丁寧に準備し、企業に好印象を与えましょう。

内定承諾書は、単なる書類ではなく、あなたの入社への意思を示すものです。企業は、内定承諾書を受け取ることで、あなたが企業の一員となることを心待ちにしています。内定承諾書を丁寧に準備し、心を込めて郵送することで、企業にあなたの熱意を伝えることができます。

本記事で解説したポイントを参考に、内定承諾書の準備から郵送まで、丁寧に行いましょう。あなたの社会人としての第一歩が、素晴らしいものとなることを願っています。内定承諾書は、あなたの未来を拓く大切な書類です。心を込めて、丁寧に扱いましょう。