内定承諾書の基本的な折り方：種類と状況に応じた選択

内定承諾書は、あなたの入社意思を企業に示す大切な書類です。その折り方一つにも、あなたの丁寧さや誠実さが表れます。企業に好印象を与え、スムーズな入社準備につなげるためにも、適切な折り方と封入方法をマスターしておきましょう。

内定承諾書の折り方は、一概に「こうでなければならない」という決まりはありません。しかし、企業から送られてきた状態に合わせて返送するのが基本です。三つ折り、四つ折り、折り目なし、それぞれのケースにおける適切な対応を知っておくことが重要です。

本記事では、内定承諾書の折り方について、種類と状況に応じた選択肢を詳しく解説します。一般的な三つ折りから、特別な場合の四つ折り、そして折り目なしで送られてきた場合の対応まで、具体的な手順と注意点をまとめました。さらに、封筒への入れ方や添え状の活用方法についても触れ、内定承諾書を完璧な状態で企業に届けるためのノウハウをお伝えします。

これらの知識を身につけることで、あなたは自信を持って内定承諾書を作成し、企業からの信頼を得ることができるでしょう。さあ、一緒に内定承諾書の折り方をマスターし、素晴らしい社会人生活の第一歩を踏み出しましょう。

三つ折り：一般的な折り方と注意点

三つ折りは、内定承諾書を返送する際の最も一般的な折り方です。ビジネス文書の基本として広く認知されており、多くの企業がこの方法で内定承諾書を送付してきます。ここでは、三つ折りの基本的な手順と、さらに丁寧に見せるための注意点をご紹介します。

まず、内定承諾書を机の上に置き、文字が書かれている面を上にします。書類の下から3分の1のところで折り上げ、次に上から3分の1のところを折り下げます。このとき、書類の内容が内側に隠れるように折ることが重要です。宛名や企業名が外側から見えるように配慮しましょう。

三つ折りにする際には、折り目が均等になるように注意してください。定規などを活用すると、より正確に折ることができます。また、折り目を付ける際には、力を入れすぎないようにしましょう。強く折りすぎると、書類にシワが寄ってしまう可能性があります。軽い力で、丁寧に折り目を付けるのがポイントです。

さらに、三つ折りで返送する際には、封筒のサイズにも注意が必要です。一般的には長形3号の封筒が適しています。封筒に内定承諾書を入れる際は、書類の向きを間違えないようにしましょう。封筒の宛名が縦書きの場合は、書類の表面を上にして、封筒の右側に書類の上部がくるように入れます。横書きの場合は、同様に書類の表面を上にして、封筒の上部に書類の上部がくるように入れましょう。

内定承諾書が三つ折りで送られてきた場合は、基本的に同じように三つ折りで返送するのがマナーです。丁寧に折り、シワにならないように注意しましょう。書類の内容が隠れるように折るのがポイントです。

四つ折り：特別な場合のマナー

四つ折りは、三つ折りと比べて少し特殊な折り方です。通常は企業から四つ折りで内定承諾書が送られてきた場合にのみ、それに合わせて四つ折りで返送します。四つ折りは、書類をコンパクトにまとめることができるため、小さな封筒で送られてきた場合や、書類の枚数が多い場合に用いられることがあります。

四つ折りの手順は、まず内定承諾書を半分に折り、次にさらに半分に折ります。このとき、折り目が中心に集まるように意識すると、見た目が美しくなります。また、折り目がずれないように、丁寧に作業することが大切です。四つ折りにする際には、書類の上下左右のバランスを考慮し、均等な形になるように心がけましょう。

四つ折りで返送する際には、封筒のサイズにも注意が必要です。一般的には、長形封筒よりも少し大きめの封筒を使用することが推奨されます。封筒に内定承諾書を入れる際は、書類の向きを間違えないようにしましょう。封筒の宛名が縦書きの場合は、書類の表面を上にして、封筒の右側に書類の上部がくるように入れます。横書きの場合は、同様に書類の表面を上にして、封筒の上部に書類の上部がくるように入れましょう。

四つ折りは、三つ折りよりも少し手間がかかりますが、企業から指定された場合は、丁寧に四つ折りで返送することがマナーです。

企業から四つ折りで内定承諾書が送られてきた場合は、それに合わせて四つ折りで返送します。四つ折りにする際は、折り目が中心に集まるように意識すると、見た目が美しくなります。

折り目なし：送られてきた状態を尊重する

企業によっては、内定承諾書を折り目なしで送ってくる場合があります。この場合、無理に折らずに、送られてきた状態を尊重して返送するのがマナーです。折り目がないということは、企業が書類を丁寧に扱っていることの表れであり、その心遣いに応えることが大切です。

折り目なしで返送する際には、大きめの封筒（角形2号など）を用意する必要があります。内定承諾書がぴったりと収まるサイズの封筒を選びましょう。また、郵送中に書類が折れ曲がらないように、クリアファイルに入れるなどの対策を講じることが重要です。クリアファイルに入れることで、書類が保護され、綺麗な状態で企業に届けることができます。

封筒に内定承諾書を入れる際は、書類の向きを間違えないようにしましょう。封筒の宛名が縦書きの場合は、書類の表面を上にして、封筒の右側に書類の上部がくるように入れます。横書きの場合は、同様に書類の表面を上にして、封筒の上部に書類の上部がくるように入れましょう。書類が封筒の中で動かないように、必要であれば、緩衝材などを利用することも検討してください。

折り目なしで返送する際は、企業への感謝の気持ちを添え状に込めることもおすすめです。「丁寧なご配慮に感謝いたします」といった一文を加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

もし内定承諾書が折り目なしで送られてきた場合は、無理に折らずに、大きめの封筒に入れて送るのが丁寧です。クリアファイルに入れるなどして、郵送中に折れ曲がらないように配慮しましょう。

封筒への入れ方：宛名と書類の向き

内定承諾書を丁寧に折ったとしても、封筒への入れ方を間違えてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。封筒への入れ方は、宛名の書き方と書類の向きによって異なります。ここでは、封筒への入れ方について、宛名が縦書きの場合と横書きの場合、それぞれのケースにおける正しい手順を解説します。

まず、封筒に入れる前に、宛名が正しく書かれているかを確認しましょう。企業名、部署名、担当者名など、宛先を正確に記入することが重要です。誤字脱字がないか、敬称は適切か、などを再度確認してください。宛名が間違っていると、書類が正しく届かないだけでなく、企業に迷惑をかけてしまう可能性があります。

次に、内定承諾書と添え状の向きを揃えます。添え状がある場合は、内定承諾書の上に重ねて、一緒に封筒に入れましょう。添え状は、企業への感謝の気持ちや入社への意欲を伝える大切なものです。丁寧に作成し、内定承諾書と一緒に送ることで、より好印象を与えることができます。

封筒に入れる際には、書類が折れ曲がらないように注意してください。特に、折り目なしで返送する場合は、書類が封筒の中で動かないように、慎重に入れる必要があります。必要であれば、厚紙などを添えて、書類が折れ曲がるのを防ぐ対策を講じましょう。

宛名面の確認：縦書きと横書き

封筒の宛名が縦書きの場合、内定承諾書は書類の表面を上にして、封筒の右側に書類の上部がくるように入れます。これは、封筒を開けた際に、最初に宛名が目に飛び込んでくるようにするためです。書類の向きを間違えると、相手に違和感を与えてしまう可能性があります。

一方、封筒の宛名が横書きの場合は、書類の表面を上にして、封筒の上部に書類の上部がくるように入れます。この場合も、封筒を開けた際に、最初に宛名が目に飛び込んでくるように配慮することが重要です。書類の向きを間違えないように、注意して封筒に入れましょう。

宛名の書き方にも注意が必要です。縦書きの場合は、企業名、部署名、担当者名を右から左へ、上から下へと書きます。横書きの場合は、左から右へ、上から下へと書きます。住所は、縦書きの場合は右側に、横書きの場合は左側に書きます。郵便番号は、縦書きの場合は住所の上に、横書きの場合は住所の下に書きます。

宛名の書き方や書類の向きは、ビジネス文書の基本です。これらのルールを守ることで、相手に失礼な印象を与えることなく、スムーズに内定承諾書を提出することができます。

封筒の宛名が縦書きの場合は、書類の表面が上になるようにして、封筒の右側に書類の上部がくるように入れます。横書きの場合は、同様に書類の表面を上にして、封筒の上部に書類の上部がくるように入れましょう。

封筒の種類：長形3号と角形2号

内定承諾書を郵送する際に使用する封筒の種類は、書類の折り方によって異なります。一般的に、三つ折りで送る場合は長形3号、折り目なしで送る場合は角形2号の封筒を使用します。これらの封筒は、文具店やコンビニエンスストアなどで簡単に入手することができます。

長形3号は、三つ折りにしたA4サイズの書類がちょうど入る大きさです。封筒の色は、白を選ぶのが無難です。茶封筒は、事務的な書類を送る際に使用されることが多いため、内定承諾書のような重要な書類を送る際には、避けた方が良いでしょう。封筒の表面には、企業の住所、企業名、部署名、担当者名を記載します。裏面には、自分の住所と氏名を記載します。切手を貼り、郵便ポストに投函するか、郵便局の窓口で発送手続きを行います。

角形2号は、A4サイズの書類を折らずに入れることができる大きさです。折り目なしで送る必要がある場合や、書類の枚数が多い場合に適しています。封筒の色は、長形3号と同様に、白を選ぶのが無難です。封筒の表面と裏面に記載する内容は、長形3号の場合と同様です。切手を貼り、郵便ポストに投函するか、郵便局の窓口で発送手続きを行います。

企業から封筒の種類の指定がある場合は、その指示に従ってください。指定がない場合は、上記を参考に、適切な封筒を選びましょう。

一般的に、三つ折りで送る場合は長形3号、折り目なしで送る場合は角形2号の封筒を使用します。企業から指定がある場合は、その指示に従ってください。封筒の色は、白を選ぶのが無難です。

添え状の活用：丁寧な印象を与えるために

添え状は、内定承諾書と一緒に送ることで、企業に丁寧な印象を与えることができる、いわば「おもてなし」の心を表すツールです。添え状には、入社への意欲や感謝の気持ちを簡潔に書きましょう。例文を参考に、自分らしい言葉で表現することが大切です。添え状は必須ではありませんが、同封することで、あなたの誠意をより効果的に伝えることができます。

添え状には、まず宛先と日付を記載します。宛先は、企業名、部署名、担当者名を正確に記載します。日付は、内定承諾書を作成した日ではなく、実際に郵送する日を記載しましょう。次に、挨拶文を記載します。「拝啓」や「謹啓」などの頭語を用い、時候の挨拶などを添えましょう。ただし、時候の挨拶は必須ではありません。簡潔に「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった一文でも構いません。

本文には、内定承諾の意思を明確に記載します。「この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。つきましては、内定を謹んでお受けいたします」といったように、簡潔に伝えましょう。また、入社への意欲や抱負を述べると、より好印象を与えることができます。「入社後は、一日も早く戦力となれるよう、精一杯努力いたします」といったように、具体的な目標や意欲を述べると、企業にあなたの熱意が伝わるでしょう。

最後に、結びの言葉を記載します。「敬具」や「敬白」などの結語を用い、感謝の気持ちを改めて伝えます。「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」といった一文を添えると、より丁寧な印象を与えることができます。最後に、自分の署名と捺印を忘れずに記載しましょう。

添え状は、内定承諾書と一緒に送ることで、より丁寧な印象を与えることができます。添え状には、入社への意欲や感謝の気持ちを簡潔に書きましょう。例文を参考に、自分らしい言葉で表現することが大切です。

内定承諾書送付時の注意点：再確認と最終チェック

内定承諾書は、あなたの社会人としての第一歩を記す大切な書類です。提出前に、内容に誤りがないか、不備がないかをしっかりと確認することが重要です。ここでは、内定承諾書送付時の注意点として、再確認と最終チェックのポイントを解説します。これらのポイントを押さえることで、安心して内定承諾書を提出し、スムーズな入社準備につなげることができます。

まず、内定承諾書に記載する内容に誤りがないかを確認しましょう。氏名、住所、連絡先などの個人情報はもちろん、入社日や配属先など、企業から指定された情報も正確に記入されているかを確認してください。特に、数字や日付は間違いやすいので、慎重に確認しましょう。もし、記入内容に誤りがあった場合は、修正液や修正テープを使用せずに、新しい用紙に書き直すのが基本です。修正箇所が目立つと、企業にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

次に、内定承諾書に捺印が必要な場合は、必ず捺印されているかを確認しましょう。捺印は、あなたの意思表示を証明するものです。捺印がされていないと、内定承諾書が無効になってしまう可能性もあります。捺印する際には、印鑑の種類にも注意が必要です。実印ではなく、認印を使用するのが一般的です。また、印鑑がかすれていたり、歪んでいたりすると、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。綺麗に捺印されているかを確認し、必要であれば、捺印マットを使用するなどして、丁寧に捺印しましょう。

誤字脱字のチェック：提出前の最終確認

内定承諾書は、企業に対する正式な意思表示となる重要な書類です。誤字脱字は、企業に「注意力が散漫な人」という印象を与えてしまう可能性があります。提出前に必ず、誤字脱字がないかを丁寧に確認しましょう。特に、手書きで記入する場合は、誤字脱字に注意が必要です。パソコンで作成する場合でも、変換ミスや入力ミスがないか、再度確認することが大切です。

誤字脱字のチェックは、自分一人で行うだけでなく、家族や友人など、第三者にチェックしてもらうのも有効です。自分では気づかなかったミスも、他人に見てもらうことで発見できることがあります。また、声に出して読むことで、誤字脱字を発見しやすくなることもあります。声に出して読むことで、文章の流れやリズムがおかしい箇所に気づきやすくなるためです。

もし、誤字脱字を発見した場合は、修正液や修正テープを使用せずに、新しい用紙に書き直すのが基本です。修正箇所が目立つと、企業にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。書き直す際には、同じミスを繰り返さないように、注意深く作業しましょう。誤字脱字のチェックは、内定承諾書を提出する前の最後の砦です。念入りに確認し、完璧な状態で提出しましょう。

内定承諾書に記入する内容に誤りがないか、誤字脱字がないかを提出前に必ず確認しましょう。修正液や修正テープの使用は避け、間違えた場合は新しい用紙に書き直すのが基本です。

返信期限の確認：余裕を持った提出

内定承諾書には、必ず返信期限が設けられています。この期限を過ぎてしまうと、内定が取り消される可能性もあります。企業は、あなたの返信を待って、採用計画を立てています。期限を守らないということは、企業の計画を滞らせることになり、企業からの信頼を損ねてしまう可能性があります。

返信期限は、内定通知書に記載されていることが一般的です。内定通知書を受け取ったら、まず返信期限を確認しましょう。返信期限は、企業によって異なりますが、通常は1週間から2週間程度に設定されています。返信期限が迫っている場合は、すぐに内定承諾書を作成し、提出する必要があります。

内定承諾書は、期限内に提出するのはもちろんのこと、余裕を持って提出することが望ましいです。余裕を持って提出することで、企業に「入社意欲が高い人」という印象を与えることができます。また、郵送中の事故や遅延なども考慮して、早めに発送するようにしましょう。内定承諾書を提出したら、企業に電話やメールで連絡し、無事に到着したかを確認するのも良いでしょう。

内定承諾書には返信期限が設けられています。期限を過ぎてしまうと、内定が取り消される可能性もあるため、必ず期限内に提出しましょう。余裕を持って提出することで、企業側にも好印象を与えられます。

郵送方法：普通郵便と速達の選択

内定承諾書を送る際、郵送方法に迷う方もいるかもしれません。基本的には普通郵便で問題ありませんが、状況によっては速達を利用することも可能です。ここでは、普通郵便と速達、それぞれのメリットとデメリットを解説します。企業からの指示がある場合は、必ずその指示に従ってください。

普通郵便は、最も一般的な郵送方法です。料金が安く、手軽に利用できるのがメリットです。しかし、到着までに時間がかかるというデメリットがあります。通常、発送から2～3日程度で到着しますが、遠方の場合や土日祝日を挟む場合は、さらに時間がかかることがあります。時間に余裕がある場合は、普通郵便で問題ありません。

速達は、普通郵便よりも早く配達される郵送方法です。急ぎの場合は、速達を利用するのがおすすめです。速達料金は、普通郵便料金に加えて、260円（250gまで）が加算されます。速達を利用する場合は、郵便局の窓口で手続きを行う必要があります。速達で発送すると、通常、翌日または翌々日に到着します。ただし、遠方の場合や土日祝日を挟む場合は、到着が遅れることがあります。

内定承諾書の郵送方法を選ぶ際には、返信期限までの日数と、自分の状況を考慮して判断しましょう。時間に余裕がある場合は普通郵便、急ぎの場合は速達を選ぶのがおすすめです。

内定承諾書は、普通郵便で送っても問題ありませんが、急ぎの場合は速達を利用することも可能です。ただし、企業から郵送方法の指定がある場合は、その指示に従ってください。郵便局の窓口で発送手続きを行うと、より確実です。

企業への連絡：送付後のフォロー

内定承諾書を企業へ送付した後、企業への連絡は必ずしも必須ではありません。しかし、送付後に連絡を入れることで、企業に対する丁寧な印象を与え、入社への意欲を伝えることができます。ここでは、送付後に企業へ連絡を入れる際のポイントと、メールと電話、それぞれの連絡方法について解説します。状況に応じて適切な方法を選び、企業との良好な関係を築きましょう。

まず、送付後に連絡を入れる目的を明確にしましょう。連絡を入れる目的は、主に以下の3点です。

1.内定承諾書が無事に企業へ到着したことを伝える

2. 入社への感謝の気持ちと意欲を改めて伝える

3.企業からの指示や確認事項に対応する

これらの目的を念頭に置き、連絡の内容を考えましょう。連絡を入れるタイミングは、内定承諾書を送付してから2～3日後が目安です。あまり早く連絡をしても、企業側で確認ができていない可能性があります。また、遅すぎると、企業に「連絡が遅い」という印象を与えてしまう可能性があります。適切なタイミングで連絡を入れるように心がけましょう。

送付連絡の必要性

内定承諾書を送付した後の企業への連絡は、原則として必須ではありません。内定承諾書は、企業からの正式な内定通知に対する、あなたの正式な承諾の意思表示です。内定承諾書が企業に到着し、内容に不備がなければ、手続きは完了となります。しかし、連絡を入れることで、より丁寧な印象を与え、企業との良好な関係を築くことができます。

特に、添え状に「ご不明な点がございましたら、ご連絡ください」といった一文を添えている場合は、企業からの連絡を待つだけでなく、自分から連絡を入れるのがマナーです。連絡を入れることで、企業は安心して採用準備を進めることができます。また、あなた自身も、内定承諾の手続きが完了したことを確認できるため、安心感を得ることができます。

連絡を入れるかどうかは、あなたの判断に委ねられますが、企業との良好な関係を築きたいと考えるのであれば、連絡を入れることをおすすめします。連絡を入れることで、企業にあなたの誠意が伝わり、入社後の良好な関係構築にも繋がるでしょう。

内定承諾書を送付後、企業への連絡は必須ではありません。しかし、添え状に「ご不明な点がございましたら、ご連絡ください」といった一文を添えておくと、より丁寧な印象を与えることができます。

メールでの連絡：件名と本文の書き方

内定承諾書を送付した旨をメールで連絡する場合、件名と本文の書き方には注意が必要です。件名は、一目で内容がわかるように具体的に記載し、本文は、簡潔かつ丁寧に記述することを心がけましょう。ここでは、メールでの連絡における、件名と本文の書き方のポイントを解説します。これらのポイントを押さえることで、企業に失礼なく、スムーズに連絡をすることができます。

件名は、「内定承諾書送付のご連絡」と明記するのが基本です。さらに、自分の氏名を加えることで、誰からのメールであるかを明確にすることができます。例えば、「内定承諾書送付のご連絡（氏名）」といったように記載します。件名を見ただけで、内容がすぐに理解できるように工夫しましょう。

本文は、まず宛先を記載します。企業名、部署名、担当者名を正確に記載しましょう。次に、挨拶文を記載します。「お世話になります」といった簡潔な挨拶で構いません。時候の挨拶は省略しても問題ありません。本文では、内定承諾書を送付した旨と、入社への感謝の気持ちを簡潔に伝えます。「先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。つきましては、内定承諾書を本日発送いたしましたので、ご連絡いたします」といったように記載します。

メールで連絡する場合は、件名に「内定承諾書送付のご連絡」と明記し、本文には、送付した旨と感謝の気持ちを簡潔に書きましょう。企業からの返信を待つ必要はありませんが、丁寧な対応を心がけることが大切です。

電話での連絡：緊急時の対応

内定承諾書の送付に関して、緊急の連絡が必要な場合は、電話での連絡も可能です。例えば、内定承諾書の返送期限が迫っているにも関わらず、企業からの連絡がない場合や、送付した内定承諾書に不備が見つかった場合などが挙げられます。ただし、電話での連絡は、メールよりも相手の時間を奪ってしまう可能性があります。緊急時以外は、メールでの連絡を優先しましょう。

電話をかける際には、企業の営業時間内に電話をかけ、担当者に繋いでもらうようにしましょう。電話をかける前に、伝えたい内容を整理しておくと、スムーズに話を進めることができます。また、メモ帳とペンを用意しておくと、担当者からの指示や確認事項をメモすることができます。電話では、丁寧な言葉遣いを心がけ、要件を簡潔に伝えることが大切です。「お忙しいところ恐れ入ります」といった言葉を添えるなど、相手への配慮を忘れずに。

電話で連絡する際には、まず自分の氏名と用件を伝えます。例えば、「〇〇大学の〇〇と申します。内定承諾書の件でご連絡いたしました」といったように伝えます。次に、伝えたい内容を簡潔に説明します。内定承諾書の返送期限が迫っている場合は、「内定承諾書の返送期限が〇月〇日までとなっておりますが、まだ内定通知書が届いておりません。至急、内定通知書をお送りいただけますでしょうか」といったように伝えます。

内定承諾書の送付に関して、緊急の連絡が必要な場合は、電話で連絡することも可能です。ただし、企業の営業時間内に電話をかけ、担当者に繋いでもらうようにしましょう。電話では、丁寧な言葉遣いを心がけ、要件を簡潔に伝えることが大切です。

まとめ：内定承諾書は心を込めて丁寧に

内定承諾書は、単なる書類ではなく、あなたの入社への決意を示す大切なメッセージです。心を込めて丁寧に作成し、企業に提出することで、あなたの誠意が伝わり、入社後の良好な関係構築に繋がります。この記事で解説した折り方や封入方法、添え状の書き方、送付後のフォローなどを参考に、万全の準備で内定承諾書を提出しましょう。

内定承諾書の折り方は、企業から送られてきた状態に合わせて、三つ折り、四つ折り、折り目なしのいずれかを選択します。封筒への入れ方は、宛名の書き方と書類の向きによって異なります。添え状は、入社への意欲や感謝の気持ちを伝え、企業に丁寧な印象を与えることができます。送付後は、必要に応じて企業に連絡し、内定承諾の手続きが完了したことを確認しましょう。

内定承諾書を作成する際には、誤字脱字がないか、内容に誤りがないかをしっかりと確認することが重要です。また、返信期限を必ず守り、余裕を持って提出するようにしましょう。郵送方法も、普通郵便と速達のいずれかを選択することができますが、返信期限までの日数と自分の状況を考慮して判断しましょう。

これらのポイントを押さえ、心を込めて丁寧に内定承諾書を作成し、提出することで、あなたは企業から信頼され、スムーズな社会人生活のスタートを切ることができるでしょう。頑張ってください！