入社承諾書とは？その重要性を理解する

入社承諾書の役割と法的拘束力

入社承諾書は、内定者が企業に対して入社の意思を正式に表明する書類です。法的拘束力を持つため、提出後の安易な辞退は避けるべきです。企業側も採用計画を立てる上で重要な判断材料としています。

入社承諾書は、単なる形式的な書類ではありません。これは、内定者が企業の一員となることを約束する、非常に重要な書類です。企業側はこの承諾書を受け取ることで、採用活動を完了させ、将来の事業計画を具体的に進めることができます。法的拘束力があるため、内定者は提出前に条件などを十分に確認する必要があります。もし承諾書提出後に辞退を希望する場合は、相応の理由と誠意をもって企業に伝えることが求められます。

企業は、入社承諾書に基づいて人員計画や研修計画を立てます。内定者が承諾書を提出することで、企業は安心して準備を進めることができます。内定者にとっても、入社承諾書は自身のキャリアの始まりを意味する重要な書類となります。将来の目標やキャリアプランを改めて確認し、責任感を持って提出しましょう。

内定通知書との違い

内定通知書は企業から内定者への一方的な通知ですが、入社承諾書は内定者からの合意を示す書類です。両者は意味合いが異なります。

内定通知書は、企業が選考の結果、あなたを採用することを決定したという通知です。これは、企業からあなたへのオファーであり、雇用契約を結ぶための第一歩となります。一方、入社承諾書は、あなたがその内定を受け入れ、企業に入社する意思を表明する書類です。つまり、内定通知書は企業からの提案、入社承諾書はあなたからの合意という関係になります。

内定通知書には、給与、勤務地、入社日などの雇用条件が記載されていることが一般的です。入社承諾書を提出する前に、これらの条件をしっかりと確認し、不明な点があれば企業に問い合わせることが重要です。入社承諾書は、あなたと企業との間の合意を形成する重要な書類であるため、慎重に扱いましょう。

添え状（送付状）は必要？

添え状は必須ではありませんが、同封することで丁寧な印象を与え、企業への感謝の気持ちを伝えることができます。特に手書きの添え状は、採用担当者に好印象を与えやすいでしょう。

添え状は、入社承諾書を送付する際に、同封すると丁寧な印象を与えることができる書類です。必須ではありませんが、企業への感謝の気持ちや入社への意欲を伝える良い機会となります。特に、手書きの添え状は、採用担当者に誠意が伝わりやすく、好印象を与えやすいでしょう。ただし、手書きの場合は、誤字脱字がないように注意し、丁寧に書くことが重要です。

添え状には、日付、宛名、差出人、挨拶、書類の内容、締めの言葉などを記載します。簡潔に、かつ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。PCで作成する場合も、手書きの場合と同様に、丁寧さを意識することが大切です。添え状の有無によって合否が左右されることはありませんが、あなたの誠意を示す手段として有効です。

入社承諾書の折り方：基本とマナー

三つ折りの基本

書類が横書きの場合は、まず書類を下から3分の1程度折り上げ、次に上から3分の1程度を折り重ねます。縦書きの場合は、右から3分の1、左から3分の1の順に折ります。文字が内側になるように折るのが基本です。

入社承諾書を三つ折りにする際は、いくつかの注意点があります。まず、書類が横書きの場合は、下から3分の1程度を折り上げ、次に上から3分の1程度を折り重ねます。縦書きの場合は、右から3分の1、左から3分の1の順に折ります。この際、文字が内側になるように折ることが基本です。これは、封筒から取り出した際に、最初に宛名が目に入るようにするためです。

また、折り目を綺麗にすることも重要です。定規などを利用して、丁寧に折り目をつけましょう。折り目が歪んでいると、だらしない印象を与えてしまう可能性があります。企業に提出する大切な書類ですので、丁寧に折りたたむように心がけてください。焦らず、ゆっくりと、丁寧に作業を行うことが大切です。

折り目がつかないように注意

クリアファイルに入れることで、折り目を防ぎ、郵送中の汚れや濡れから書類を守ります。丁寧に扱っている姿勢を示すことができます。

入社承諾書を郵送する際には、クリアファイルに入れることをお勧めします。クリアファイルに入れることで、郵送中に書類が折れ曲がるのを防ぎ、綺麗な状態で企業に届けることができます。また、雨などで濡れてしまう可能性も低減できます。企業側から見ても、丁寧に扱われているという印象を受け、好感度が高まります。

クリアファイルは、無色透明のものを使用するのが一般的です。派手な色や柄のものは避けましょう。また、クリアファイルに入れる際には、書類の向きにも注意が必要です。封筒に入れる際に、宛名が正面に見えるように、クリアファイルに入れる向きを調整しましょう。細部まで気を配ることで、あなたの誠意が伝わります。

コピーはとっておく

提出前にコピーを取っておくと、後で内容を確認する際に便利です。万が一、紛失した場合の控えにもなります。

入社承諾書を提出する前に、必ずコピーを取っておきましょう。コピーを取っておくことで、後で内容を確認する際に役立ちます。例えば、入社後の手続きなどで、入社承諾書の内容を再度確認する必要が生じた場合、すぐに確認することができます。また、万が一、郵送中に紛失してしまった場合でも、コピーがあれば、企業に事情を説明し、対応を相談することができます。

コピーは、原本と全く同じ内容である必要があります。スキャナーで読み取るか、コピー機で綺麗にコピーするようにしましょう。コピーした書類は、大切に保管しておきましょう。入社後も、何かの際に必要となる可能性があります。念のため、電子データとしても保存しておくと、さらに安心です。

封筒への入れ方：向きと封筒の種類

封筒の選び方：サイズと色

一般的に、A4サイズの書類を三つ折りにして入れる場合は、長形3号（120mm×235mm）の封筒を使用します。色は白または薄い茶色が適切です。

入社承諾書を入れる封筒を選ぶ際には、サイズと色に注意が必要です。A4サイズの書類を三つ折りにして入れる場合は、長形3号（120mm×235mm）の封筒が一般的です。このサイズの封筒であれば、書類を綺麗に収めることができます。また、封筒の色は、白または薄い茶色が適切です。派手な色や柄の封筒は避けましょう。白は清潔感があり、フォーマルな印象を与えます。薄い茶色も、落ち着いた印象で、ビジネスシーンに適しています。

封筒の素材も重要です。薄すぎる封筒は、郵送中に破れてしまう可能性があります。ある程度の厚みがある封筒を選びましょう。また、透けない素材を選ぶことも大切です。封筒が透けてしまうと、中の書類が見えてしまい、失礼にあたる可能性があります。

書類の向きと封入方法

封筒の表面に宛名が来るように入れます。三つ折りにした書類は、一番上の折り山が封筒の右上にくるように封入します。

封筒に書類を入れる際には、向きに注意が必要です。まず、封筒の表面に宛名が来るように入れます。これは、宛名が隠れてしまわないようにするためです。次に、三つ折りにした書類は、一番上の折り山が封筒の右上にくるように封入します。これは、封筒から取り出した際に、最初に宛名が目に入るようにするためです。

書類を封入する際には、丁寧に扱いましょう。無理に押し込んだり、折り曲げたりしないように注意が必要です。また、封筒が汚れないように、清潔な場所で作業を行いましょう。封筒に書類を入れたら、最後に封をします。封をする際には、のりやテープを使用します。しっかりと封をすることで、郵送中に書類が飛び出してしまうのを防ぎます。

返信用封筒が同封されていた場合

返信用封筒には、採用担当者名が「様」で印字されている場合、「様」を二重線で消し、「行」を「様」に修正します。また、「内定承諾書在中」と朱書きします。

企業から返信用封筒が同封されていた場合は、その封筒を使用して返送します。返信用封筒には、すでに企業の住所と宛名が印刷されていることが一般的です。しかし、宛名の敬称が「様」で印字されている場合、「様」を二重線で消し、「行」を「様」に修正する必要があります。これは、返信用封筒は企業側が自分宛に送るものであるため、「行」が正しい敬称となるためです。

また、返信用封筒にも「内定承諾書在中」と朱書きします。これは、封筒の中身が内定承諾書であることを明確にするためです。朱書きは、封筒の左下に、定規を使用して丁寧に書きましょう。これらの点に注意して、返信用封筒を正しく使用することで、企業に好印象を与えることができます。

送付状（添え状）の書き方：例文とポイント

送付状の基本的な構成

日付、宛名、差出人、挨拶、書類の内容、締めの言葉で構成します。簡潔に、かつ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

送付状（添え状）は、入社承諾書と一緒に送ることで、企業への礼儀を示すとともに、丁寧な印象を与えることができます。送付状の基本的な構成は、日付、宛名、差出人、挨拶、書類の内容、締めの言葉で構成されます。日付は、送付状を作成した日を記載します。宛名は、企業の正式名称と採用担当者の氏名を記載します。採用担当者の氏名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載します。差出人は、自分の氏名と住所を記載します。

挨拶は、時候の挨拶や企業の発展を祈る言葉などを記載します。書類の内容は、入社承諾書を同封した旨を記載します。締めの言葉は、入社への意欲や感謝の気持ちを伝えます。送付状は、簡潔に、かつ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。誤字脱字がないように注意し、丁寧に作成することが重要です。

手書き？それともPC？

手書きでもPCで作成しても、どちらでも構いません。ただし、誤字脱字がないように注意し、丁寧に作成することが重要です。企業からの指示があればそれに従いましょう。

送付状（添え状）を手書きで作成するか、PCで作成するかは、どちらでも構いません。どちらの方法でも、丁寧に作成することが重要です。手書きの場合は、文字の丁寧さや美しさが重要になります。誤字脱字がないように注意し、丁寧に書きましょう。PCで作成する場合は、フォントや文字サイズ、レイアウトなどに注意し、読みやすいように作成しましょう。また、PCで作成した場合でも、手書きの署名を入れると、より丁寧な印象を与えることができます。

企業から、送付状の作成方法について指示がある場合は、その指示に従いましょう。例えば、「手書きで作成してください」という指示がある場合は、必ず手書きで作成する必要があります。特に指示がない場合は、どちらの方法で作成しても問題ありません。最も重要なことは、丁寧に作成し、企業への誠意を示すことです。

封筒への宛名書き：マナーと注意点

宛名の書き方：部署名と担当者名

部署名、役職名、担当者名の順に記載します。株式会社は（株）と省略せずに、正式名称で記載しましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。

封筒に宛名を書く際には、いくつかのマナーと注意点があります。まず、宛名は、部署名、役職名、担当者名の順に記載します。部署名は、省略せずに正式名称で記載しましょう。例えば、「人事部」ではなく、「人事部　採用課」のように記載します。役職名は、担当者に役職がある場合に記載します。役職名がない場合は、省略しても構いません。担当者名は、フルネームで記載します。漢字で記載することが望ましいですが、企業によっては、カタカナで記載する場合もあります。

株式会社などの法人を記載する場合は、（株）と省略せずに、株式会社と正式名称で記載しましょう。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。この場合、「様」は「御担当者様」に重ねて記載する必要はありません。宛名は、封筒の中央に、バランス良く記載しましょう。

住所の書き方

都道府県名から省略せずに記載します。建物名や部屋番号も忘れずに記載しましょう。

封筒に住所を書く際には、都道府県名から省略せずに記載します。例えば、「東京都千代田区」のように、都道府県名から正確に記載しましょう。建物名や部屋番号も忘れずに記載します。建物名がない場合は、省略しても構いません。住所は、郵便番号の枠に合わせて、バランス良く記載しましょう。住所が長い場合は、2行に分けて記載しても構いません。その場合は、建物名や部屋番号を2行目に記載すると、見やすくなります。

住所は、楷書で丁寧に記載しましょう。読みやすいように、文字を大きく、はっきりと書くことが大切です。特に、数字は間違いやすいので、注意して書きましょう。住所の記載ミスは、配達の遅延や誤配の原因となりますので、十分に注意してください。

「内定承諾書在中」の朱書き

封筒の左下に赤字で「内定承諾書在中」と記載します。定規を使用し、丁寧に書きましょう。

封筒の左下には、赤字で「内定承諾書在中」と記載します。これは、封筒の中身が内定承諾書であることを明確にするためです。郵便局で取り扱う際に、他の郵便物と区別してもらいやすくなります。また、企業側も、封筒を開封する際に、中身が内定承諾書であることをすぐに認識できます。

朱書きは、定規を使用して、丁寧に書きましょう。文字の大きさやフォントは、特に決まりはありませんが、読みやすいように、ある程度の大きさで、はっきりと書くことが大切です。赤色のペンは、目立つ色を使用しましょう。蛍光ペンや、色が薄いペンは避けましょう。朱書きは、封筒の左下に、バランス良く記載しましょう。

まとめ：入社承諾書は丁寧に、心を込めて

最終確認と提出

入社承諾書の内容、折り方、封筒への入れ方、添え状の有無などを最終確認し、郵送または持参します。提出期限を守り、余裕を持って準備しましょう。

入社承諾書を提出する前に、必ず最終確認を行いましょう。入社承諾書の内容に誤りがないか、署名・捺印がされているか、提出期限はいつか、などを確認します。また、折り方や封筒への入れ方、添え状の有無なども確認し、不備がないようにしましょう。最終確認が終わったら、郵送または持参して提出します。郵送する場合は、郵便局の窓口で、配達記録が残る方法で送ることをお勧めします。持参する場合は、企業の受付で、指示に従って提出しましょう。

提出期限を守ることは、社会人としての基本です。余裕を持って準備し、期限内に提出するようにしましょう。もし、どうしても提出が遅れる場合は、事前に企業に連絡し、事情を説明するようにしましょう。

第一印象を大切に

入社承諾書の提出は、社会人としての第一歩です。ビジネスマナーを守り、企業に好印象を与えられるように、心を込めて準備しましょう。

入社承諾書の提出は、社会人としての第一歩です。企業は、入社承諾書を通して、あなたのビジネスマナーや誠実さを見ています。入社承諾書の書き方、折り方、封筒への入れ方など、細部にまで気を配り、丁寧に準備することで、企業に好印象を与えることができます。また、添え状を添えることで、企業への感謝の気持ちや入社への意欲を伝えることができます。入社承諾書は、あなたの第一印象を左右する、非常に重要な書類です。心を込めて準備し、企業に良い印象を与えられるように努めましょう。

社会人としての自覚を持ち、責任感を持って行動することが大切です。入社後も、常にビジネスマナーを意識し、誠実な態度で仕事に取り組むようにしましょう。